印刷通販を注文するなら知っておきたい基礎知識

分かっているようで分からない印刷の基礎知識やもっと理解することで今後の印刷データの作り方が変わるかも?

そんな情報を紹介していきます。印刷物を作るときの知識としてお役立てください。

vol.53
オフィスで印刷データ作成講座2

Officeデータを入稿前に注意したい効果や機能

ご入稿前に必ずプレビューを確認してください。

Microsoft Officeには便利な機能はいろいろありますが、その中でも印刷に適さない効果などがあり、アプリケーションで表示していた表現と印刷したものでは再現が異なる場合がございます。

今回ご紹介する注意したい機能以外にも印刷で再現できない機能がある場合がございます。必ずご入稿前に入稿データをプレビューにてご確認いただいてからご入稿下さい。

プレビュー確認

ご使用になれない機能

段落番号の設定機能は意図しない番号になってしまう場合があります。

Word、PowerPoint、Publisherで段落番号の機能がございますが、こちらを使われた場合、印刷の際に意図しない番号順になることがございます。
このような問題が発生してしまう原因としては、「標準スタイル」と「見出し2」あるいは「見出し3」など”複数のスタイルが混在していること”が挙げられます。またこの原因以外にも、”コピペによって起きてしまった書式の崩れ”なども原因として挙げられます。
対策法として、まず”複数のスタイルが混在してしまう問題”に関しては、一貫性のあるスタイルを使うこと、また手動で番号を付けず、「スタイルに基づくアウトライン」を利用することで解説できるでしょう。
次に”コピペによって起きてしまった書式の崩れ問題”に関しては、「書式を保持しない貼り付け(Windowsでは「Ctrl + Shift + V」、Macでは「Command + Shift + V」のショートカットキー)を利用することで解決できるでしょう。
また、ご入稿前には必ずプレビューでご確認ください

【2003の場合】「書式」→「箇条書きと段落番号」

【2007/2010/2013の場合】「ホーム」→「段落」

0.25pt以下の線は使用できません

線の太さを0.25pt以下でご使用なりますと印刷に反映されない場合がありますので、細い線のご利用には注意してください。また、1pt以下の線をご使用になり、薄い線色をご使用された場合も同様に印刷に反映されない場合があります。ご注意ください。
線の太さは、最低でも0.3〜0.5ptまでにしましょう。この太さであれば印刷しても薄くなることはなく、可読性も高くなります。
どうしても細い線を使用したい場合は、「Adobe Illustrator」や「InDesign」などのソフトウェアを用いて、0.1pt相当の細い線を画像として貼りこむ方法もあります。Microsoft office内では反映されない線も、画像で添付すれば再現は可能だと思います。

透明・半透明の機能は使用できません

透過・半透明の機能は、印刷物の再現が思うようにならない場合がございます。透明・半透明の機能はご使用されないようお願いいたします。
どうしても透明感を出したいのであれば、”#DDDDDD”あたりの薄いグレー色を用いて代用したり、図形の塗りつぶし機能を用いて「淡い色」で塗りつぶしたりすると良いでしょう。

透明半透明

背景の機能の注意点

背景は塗り足しにご注意いただき、図形や画像などで背景となるオブジェクトを配置するようにしてください。

背景の「塗りつぶし効果」にあるすべての機能は印刷に反映されない場合があります。

【塗りつぶしの効果】

「書式」→「背景」→「塗りつぶしの効果」または「デザイン」→「ページの色」→「塗りつぶし効果」

【使えない項目】

  • グラデーション・・・
    色のグラデーション塗り。印刷するとグラデーションが荒く見えたり色が切り替わったりする可能性がある
  • テクスチャー・・・
    「大理石」など既存の背景模様。印刷すると色味が悪くなる可能性がある
  • パターン・・・
    ドットやラインなどの繰り返し模様。印刷するとドットが歪んだり線が消えたりする可能性がある
  • 図・・・
    画像を背景に配置。印刷すると画像が欠けたりぼやけたりする可能性がある
上記機能をご使用にされた際は必ずご入稿前のデータをご確認してからご入稿下さい。
塗りつぶし
グラデーションを使用した例
背景の効果は塗りつぶしの機能を使わず、図形や画像を配置して下さい。

背景としてオブジェクトを配置する際はデータの端まで配置してください。その際、塗り足し部分にも配置するようにしてください。

背景は図形で表現

文字の機能の注意点

Microsoft officeでデータを入稿する際は、背景以外に、文字の機能でもいくつか注意しなければ、レイアウトの崩れ、印刷した時のズレなどのトラブルが発生していまいます。

小さすぎる文字は使用しないでください。

8pt下のフォントを使用されると、文字が欠ける場合がございます。また、Word上でははっきり見えていても、出力機の解像度や用紙の質によっては、印刷後に印字されない場合がございますのでご了承下さい。

おすすめの文字サイズは、10〜12ptです。もし8pt以下の小さなフォントを使用したい場合は、ゴシック体で入力し、色は黒系に設定、最後にコントラストをつけると読みやすくなると思います。

太すぎる文字は使用しないでください。

太字で表現される場合はボールド(太字)のご利用を控えていただき、太い書体を使用されることをお勧めします。(ボールド(太字)をご使用になると、文字の太さなどによってはつぶれた仕上がりになる場合があります。)
内容を強調したい場合は、ボールド(太字)ではなく下線や余白、さらには囲み枠を用いてアクセントを付けると良いでしょう。

文字装飾を付けすぎないようにしてください。

ワードアートや影、反射、グラデーションなどの文字装飾を付けすぎると、PDFに変換した時に印字されなかったり、画質が落ちてしまう可能性があります。
最低限の文字装飾に抑え、どうしても装飾したのであれば、PNGなどで画像化して添付するのがおすすめです。

フォントはパソコンの環境に依存します。必ずPDFもしくはXPS形式で保存してください。

オフィスデータはPDF形式でご入稿ください。

XPS形式とは、マイクロソフト版のPDFという環境非依存のフォーマットです。書体も完全に埋め込まれるため、MS Officeデータを正しく印刷できます。
PDFに変換して入稿した後、150%~200%に拡大して表示しても文字崩れなどが起きてないのか、チェックしましょう。

※フリーフォント等で一部埋め込めない書体もあります。

Wordで制作したデータはWord形式などのネイティブデータは基本的に受け付けておりません。もしネイティブデータでのご入稿になるとデータ不備となって弊社よりご連絡させていただく場合がございます。

>オフィス入稿ガイド

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